Brieven, offertes en nota's
in de huisstijl
Rabo
band
Het gezicht van de Rabobank wordt niet alleen bepaald door de
mensen die er werken, de reclame-uitingen, het merk, de folders en
de kantoren. Ook de manier waarop bijvoorbeeld brieven, offertes,
en nota's worden uitgevoerd, speelt daarin een belangrijke rol. De
moderne tekstverwerkers maken het mogelijk de kwaliteit van
'type-werk' te verhogen en meer eenheid in het geheel te brengen.
Onlangs verscheen de brochure 'Vormen en normen voor de tekst
verwerking' met richtlijnen voor tekstverwerken in de toekomst.
Kiezen voor MS-Word
Nummer 3/10 februari 1992
Dagelijks wordt er nog veel getypt. Er
zijn schrijfmachines, handbediend
en elektrisch, in alle soorten en ma
ten. Soms worden ze nog op de balie gezet
of meegenomen naar de spreekkamer. Er
zijn oude apparaten waarvan de letters zijn
versleten. Linten worden niet op tijd verwis
seld. Op de handmatige machines is maar
één lettertype beschikbaar. De elektrische
hebben er soms meer. Potjes type-out moe
ten de fouten verbergen.
Eenvoudiger Handig zijn die machines
niet. Met de oude schrijfmachines moetje
ieder document opnieuw intypen. Ook alle
onderdelen van brieven, offertes en rappor
ten. Dat maakt het typen saai en vervelend.
De huidige tekstverwerkingspakketten hel
pen de gebruiker bij de opmaak van docu
menten. Bovendien kan het resultaat er
veel overzichtelijker uitzien. Maar niet altijd.
Verschillende pakketten De schrijf
machines zullen steeds meer plaats maken
voor tekstverwerkers. Bij plaatselijke ban
ken zal geleidelijk aan LAURA haar intre
de doen. Op iedere werkplek kan dan in
principe gebruik worden gemaakt van aller
lei geautomatiseerde kantoortoepassin
gen. Tekstverwerkers, spreadsheets, data
bases, berichtenverkeer, het komt allemaal
beschikbaar. Inmiddels zijn er al heel wat
PC's, al dan niet gekoppeld aan een net
werk, in gebruik.
MS-Word In de loop van de tijd heb
ben software-huizen steeds weer nieuwe
tekstverwerkingspakketten en vervolgens
nieuwe versies op de markt gebracht. Naast
de bekende pakketten als WordPerfect,
MS-Word en Papyrus zijn er binnen de Rabo-
bankorganisatie tal van andere pakketten in
gebruik. Een duidelijke lijn was er niet. Met
de komst van LAURA is die duidelijkheid er
nu wel. Er is gekozen voor het pakket Word
van MicroSoft. Ook voor Rabobank Neder
land is dat het pakket voor de toekomst.
Eenheid Met alle mogelijkheden die
er voor tekstverwerking zijn, met gebruik
van gewone schrijfmachines en geautomati
seerde systemen, is de eenduidigheid in de
presentatie van de organisatie wat verloren
gegaan. De keuze uit verschillende letterty
pes en de mogelijkheid om naar eigen in
zicht de documenten in te delen, zorgen er
voor dat die eenheid er niet is.
Voorbeeldbrief Is er in het verleden al
eens aandacht besteed aan de vormgeving
van brieven? Felice van Uden, verantwoor
delijk voor het nieuwe rapport Vormen en
normen voor tekstverwerking: 'Bij de intro
ductie van de huisstijl in de jaren zeventig,
is er een voorbeeldbrief gemaakt. Die brief
is in geplastificeerde vorm naar de banken
gestuurd. De bedoeling was enige lijn in de
presentatie van de organisatie te krijgen.
Daarna is er eigenlijk nooit meer iets ge
beurd.'
Richtlijn De komst van tekstverwer
kers is uiteindelijk aanleiding geweest om
wat uitgebreidere richtlijnen voor het maken
van documenten op papier te zetten. 'Door
de jaren heen hebben we veel typewerk van
plaatselijke banken en van Rabobank Ne
derland verzameld. Als je dat bij elkaar ziet
dan begrijp je heel goed dat we meer naar
uniformiteit moeten', zegt Van Uden. 'We
zijn dan wel niet één bank, iedere plaatselij
ke bank is autonoom, maar toch pleit er
veel voor één gezicht. In onze uitingen naar
buiten toe moeten we gelijk zijn.'
Praktijk 'De Rabobank Helmond heb
ben we gevraagd alle documenten, die zij
gebruiken, aan ons toe te sturen', aldus
Van Uden. 'Aan de hand daarvan hebben we
gekeken hoe wij de banken van dienst kun
nen zijn voor tekstverwerking. In de eerste
plaats doen we dat met de brochure, waarin
precies staat aangegeven hoe documenten
moeten worden ingedeeld en welke letterty
pes worden aanbevolen.'
ledereen De handleiding Vormen en
normen is los van alle pakketten gemaakt.
Waarom MS-Word? 'Omdat het onder
Windows draait', zegt Van Uden. 'Dat is
heel gebruikersvriendelijk en heeft veel
mogelijkheden. Het is uitwisselbaar met
Excel, een rekenprogramma. Heb je in Ex
cel een berekening gemaakt en je hebt
het gekoppeld aan een document in MS-
Word, dan wordt iedere wijziging in de be
rekening automatisch in het tekstdocu
ment meegewijzigd. Daar hoef je verder
niets aan te doen. Het werken met Win
dows is heel interessant. Vooral als je
weinig verstand hebt van computers. Je
klikt met de muis een pictogram op het
scherm aan en je activeert een program
ma of je geeft zo een opdracht. Niet alles
is meer achter knopjes op het toetsen
bord verborgen. Veel is zichtbaar op het
beeldscherm. Wil je bijvoorbeeld iets on
derstrepen, dan klik je op het scherm
een knop aan en het gebeurt.'
Aan de hand van Vormen en normen kan ie
dereen dus documenten opmaken. Het
beeld voor documenten dat daarmee wordt
nagestreefd, is voor Rabobank Nederland
verplicht en wordt voor de plaatselijke ban
ken ten zeerste aanbevolen. 'De brochure
Vormen en normen is dus het uitgangspunt
voor het omgaan met tekstverwerking in de
hele organisatie', zegt Van Uden.
Hulpmiddelen Aan de hand van de
documenten die we van de Rabobank Hel
mond ontvingen, hebben we voor een aan
tal standaardbrieven zogenaamde sjablo
nen gemaakt. Daarmee kunnen de plaat
selijke banken, als ze gebruik maken van
tekstverwerkingspakketten, sneller wer
ken. Met behulp daarvan kunnen de ban
ken heel eenvoudig brieven samenstellen.
Voor twee tekstverwerkingspakketten zijn
die sjablonen en tekstfragmenten ge
maakt. Van Uden: 'Voor MS-Word omdat
dat voor de Rabobankorganisatie het
tekstverwerkingspakket voor de toekomst
is. En voor WordPerfect omdat het op dit
moment ook nog veel wordt gebruikt. Ove
rigens is MS-Word het pakket dat voor de
kantoorautomatisering van LAURA wordt
gebruikt.'
Eén standaard Waarom is gekozen
voor MS-Word? Van Uden: 'Daar is een uit
gebreide oriëntatie aan vooraf gegaan en
die heeft ook te maken met de keus voor
LAURA. We willen binnen de organisatie toe
naar een open communicatiestructuur en
dan moet de software op elkaar zijn afge
stemd. Converteren geeft enorm veel tijd
verlies. Als overal binnen de organisatie
MS-Word wordt gebruikt, kan iedereen snel
en efficiënt bestanden uitwisselen.'
Banken volgen Rabobank Nederland
zal de plaatselijke banken moeten volgen in
de keus voor MS-Word. Van Uden: 'Als je als
Rabobank Nederland dienstverlenend wilt
zijn voor de plaatselijke banken, dan zul je
de banken tegemoet moeten komen en op
