Vormen Normen: huisstijl
voor de tekstverwerker
Huisstijl zorgt voor de herkenning van een organisatie. Kleur en
logo zijn de meest opvallende aspecten van een huisstijl. Maar
ook de wijze waarop schriftelijk wordt gecommuniceerd is er on
derdeel van. Hoe deel je een brief in? Achten we hoog of groeten
we vriendelijk? Kortom, hoe ziet een document er uit? Omdat de
huidige kantoorapparatuur daarvoor veel mogelijkheden biedt,
ontwikkelde de projectgroep Vormen Normen een huisstijl voor
de tekstverwerker. Het rapport wordt binnenkort aangeboden aan
de plaatselijke banken.
Huisstijl nu en straks
Vormen Normen
geeft richtlijnen voor:
Nummer 11/6 juni 1991
De aanbevolen Vormen Normen zijn in
korte tijd ontwikkeld omdat de vraag naar
uniforme richtlijnen binnen de organistie
groot is. De richtlijnen zijn gebaseerd op
de huisstijl die de Rabobankorganisatie
momenteel gebruikt. Bekend is dat de to
tale huisstijl voor de organisatie op dit mo
ment in heroverweging is. Wat gebeurt er
als die huisstijl in de toekomst wordt aan
gepast? Jan Ólthuis, binnen Communica
tie en PR belast met huisstijl: 'We zijn in
derdaad bezig alles rondom de Rabobank-
huisstijl goed op een rijtje te zetten. Als we
dat hebben afgerond, komen er definitieve
richtlijnen voor alle huisstijl-dragers zoals
documenten, commercieel drukwerk en
advertenties. Dat heeft dan natuurlijk ook
consequenties voor de huisstijl op de
tekstverwerker. In ieder geval ligt er nu
een handvat waarmee onze hele organisa
tie uit de voeten kan.'
standaardpapier geprint waarop het woord
Rabobank al staat vermeld. Je kunt alle ge
gevens standaard uit de tekstverwerker ha
len.'
Besparing Het nieuwe papier geeft een
aardige besparing op drukkosten. Van
Uden: 'Plaatselijke banken bestellen hun
briefpapier meestal in een relatief kleine,
en daardoor duurdere, oplage. Het nieuwe
papier kost per duizend vel ongeveer veertig
gulden. Het nu gebruikte briefpapier kost
toch al snel tachtig gulden. Aan de andere
kant wordt voor interne nota's ook gebruik
gemaakt van het nieuwe standaardpapier.
Dat is dan weer wat duurder.'
Pakketten De tekstverwerkingspakket
ten MS-Word en Word for Windows zijn al
uitgerust met de geautomatiseerde versie
van 'Vormen Normen'. Daarin zit een aan
tal tekstfragmenten, die de gebruiker met
behulp van een muis kan aanklikken. Een
openingszin, een slotzin, een standaard
tekst over een ongeoorloofde debetstand,
etcetera. De plaatselijke banken die over
gaan op LAURA, kunnen gebruik maken van
de mogelijkheden die de geautomatiseerde
versie biedt. 'Maar iedereen kan de nu op
gestelde richtlijnen gebruiken', stelt Heijjer.
'De indeling van een brief of een nota kan
zelfs met de typemachine worden gevolgd.
Alleen het gemak van de muis is er dan
niet.'
De opstellers van de richtlijnen zijn niet
bang dat de Rabobankdocumenten er als
een eenheidsworst gaan uitzien. 'We heb
ben voorbeelden aangereikt, en die stralen
een bepaalde stijl uit. Maar een document
blijft toch altijd een persoonlijke uiting van
de schrijver.'
papier en lettertype
indeling
koptekst en voettekst
aanhef
inhoudelijke stijlen
typografische stijlen
De secretaresse van 'vroeger' kent
hem nog: de harde plastic kaart
naast de typemachine. Daarop
stond exact aangegeven hoe een brief en
een interne nota er uit hoorden te zien. Op
positie x begon het adres, op positie y de
datum, enzovoorts. Met de komst van de
tekstverwerker kwam daar op zijn zachtst
gezegd wat de klad in. Zo was het bijvoor
beeld niet altijd mogelijk de huisstijl-letter
'Univers' te gebruiken, omdat de standaard
posities niet pasten. 'Veel afdelingen en
plaatselijke banken bedachten, overigens
met de beste bedoelingen, een eigen lay-
out voor hun brieven en nota's', vertelt Feli-
ce van Uden-Verspaget, verantwoordelijk
Van Uden: 'Je kunt gegevens zo uit de tekstverwerker halen.
voor het project Vormen Normen. 'Gelei
delijk aan ontstond er een diversiteit aan
brieven en nota's. Dat bevordert de herken
baarheid van de Rabobankorganisatie niet.'
Zelfde beeld Binnen de Rabobankorga
nisatie wordt een aantal zogenaamde mas
sa-documenten gebruikt: brief, interne
nota, verslag, actielijst, rapport en verzend
lijst. De projectgroep Vormen Normen
heeft voor al deze documenten, die alle
maal op de tekstverwerker worden vervaar
digd, standaarden ontwikkeld. Daarin is per
document beschreven hoe het is opge
bouwd, waarvoor het kan worden gebruikt,
welk lettertype, en welk briefpapier. Bedoe
ling is dat de plaatselijke banken en Rabo
bank Nederland die richtlijnen gaan volgen.
Op die manier ontstaat extern èn intern een
zelfde beeld. 'Niet alleen de uitstraling naar
buiten is een voordeel van zo'n eenduidige
huisstijl', meent Van Uden. 'Het werkt ook
efficiënt. Gebruiker èn lezer weten waar ze
aan toe zijn. En het beperkt ook de ontwik-
kelkosten: niet iedereen hoeft het wiel uitte
vinden.'
Interesse wekken Waar is op gelet bij
het ontwikkelen van de 'elektronische' huis
stijl? Rob Heijjer van Informatisering Logis
tiek: 'We hebben ons afgevraagd: Wat wil de
schrijver kwijt? Wat wil de ontvanger zien?
Datje, als je een document ontvangt, direct
kunt zien van wie het komt, welke elemen
ten er in zitten, noem maar op. Dat moet al
lemaal herkenbaar zijn. Uiteraard hebben
we ook naar de stijl en de vorm gekeken.
Het moet prettig ogen. Als iets er goed uit
ziet, wordt de interesse gewekt en wordt
het meestal beter gelezen.
Daarnaast is er ook nog
iets extra's aan toege
voegd. Documenten wor
den namelijk uiteindelijk
ergens opgeborgen. We
hebben daarom een aantal
elementen toegevoegd die
het archiveren wat makke
lijker maken.'
Eén papier De project
groep nam ook het papier
onder de loupe. 'Besloten
is om voor alles wat we
aan correspondentie voe
ren binnen onze organisa
tie standaardpapier te ad
viseren', vertelt Van Uden.
'Dat papier is niet alleen
bestemd voor brieven, maar ook voor inter
ne nota's, rapporten, verslagen, actieregis-
ters en verzendlijsten. Het is altijd voorzien
van het woord Rabobank en van het beeld
merk, beide in blauw uitgevoerd, lederen
kan dit standaardpapier gebruiken. Het is
gewoon in Best te bestellen onder artikel
nummer 7165.'
Huisstijl Afwijkende logo's voor staf-
groepen, diensten, produktgroepen en der
gelijke binnen Rabobank Nederland zijn niet
(meer) toegestaan. De plaatselijke banken
krijgen hetzelfde advies. Het standaardlet
tertype van documenten is nog steeds de
Univers. Als dit lettertype niet beschikbaar
is, worden in de richtlijnen alternatieven ge
boden. Briefpapier met volledige briefhoof
den wordt straks dus niet meer apart voor
elke afzonderlijke Rabobank vervaardigd.
'Dat hoeft ook niet meer', meent Van Uden.
'Briefhoofden worden gewoon keurig op het
