Informatiebijeenkomsten:
een effectieve,
persoonlijke manier
van benaderen
Rabo
band
Jaarlijks bezoeken zo'n 16.000 ondernemers een informatiebijeen
komst van een Rabobank. Het kunnen er ook meer zijn. Dat bete
kent even zoveel contacten in een zakelijke én later op de avond
vaak ook nog in een wat minder formele sfeer. Wat zijn die contac
ten waard en waarom organiseer je als bank een seminar, confe
rentie, informatiebijeenkomst of symposium? Drs. Marten van der
Meulen van de afdeling Communicatie en PR coördineert de acti
viteiten op dit gebied. Een inventarisatie over een activiteit die
steeds meer wordt toegepast.
■Jummer 9/4 mei 1990
Een seminar of een andere bijeen
komst mag nooit een doel op zich
zelf zijn. Het moet deel uitmaken
van de strategie van de marktbewerking op
een bepaald gebied. Die stelling staat bij
Van der Meulen voorop. Maar wat kun je
met een seminar realiseren? 'In heel korte
tijd kun je een groot aantal ondernemers
van voor hen relevante informatie voorzien.
Vaak hebben ze die via andere kanalen niet
of niet volledig gekregen.'
Eerste seminars De seminars zijn ge
boren toen het verenigingen- en stichtingen-
recht van toepassing werd. Het was des
tijds de bedoeling dat de bestuurders van
verenigingen en stichtingen in korte tijd op
de hoogte zouden worden gebracht van de
nieuwe regels. Van der Meulen: 'We hebben
toen samen met de Kamers van Koophan
del door het organiseren van bijeenkom
sten veel bestuurders bereikt. We zijn door
de coöperatieve structuur van de organisa
tie nauw verweven met de plaatselijke
structuren. Veel bestuurders hebben vaak
meerdere petten op.'
Rekening houden '3 juli of 5 juli? We
moeten wel rekening houden met voetbal
wedstrijden op de televisie. In juli is er bijna
elke avond wat. Dinsdag staat er nog niets
op mijn lijstje.' Van der Meulen legt de tele
foon weer neer. Als je een bijeenkomst or
ganiseert moet je aan van alles denken.
Ook aan voetbalwedstrijden. 'Ik ben eigen
lijk een doorgeefluik', zegt hij. 'Ik probeer
ideeën op het gebied van bijeenkomsten uit
het land te verzamelen en door te geven.
Want bij de banken ligt de praktijk en als
het goed is ook het succes. Als een bijeen
komst geen succes heeft, dan kun je kijken
watje er aan kunt bijschaven.'
Eigen mensen 'Ik kom ook in beeld als
er wordt gezocht naar sprekers en ik reik
'Ik heb laatst eens op de achterkant van
een sigarendoosje uitgerekend hoeveel
mensen we de afgelopen tijd op bijeen
komsten hebben gehad. Dat zijn er min
stens zestienduizend per jaar!'
suggesties aan voor thema's. Daarbij pro
beren we steeds de nadruk te leggen op wat
we al hebben. Dat zijn kant-en-klare stan
daardpakketten, die kunnen we snel inzet
ten. Men realiseert zich vaak niet, dat we
die kennis al hebben.' In zijn adviezen pro
beert Van der Meulen organisatoren ertoe
te bewegen bij voorkeur sprekers uit de ei
gen Rabobank-stal in te zetten. 'Daarmee
proberen we de des
kundigheid van de
mensen die we in
huis hebben nog een
keer voor een breed
front te belichten.
Want ook achter een
kleinere bank staat
een grote organisa
tie.'
Dealers De conti
nuïteit van bedrijven
blijft een hot-item.
Wat zijn de vooruit
zichten voor jonge on
dernemers in het
midden- en kleinbe
drijf? Van der Meulen:
'Er is een standaard
seminar. Daar kun je
vaak delen uit gebrui
ken. Neem bijvoor
beeld de garagehou
ders, daarin zijn ver
schillende banken
nog slecht vertegen
woordigd. Er is een visie op het garagebe
drijf verschenen en Lex Raadgever van Be-
drijfstakonderzoek heeft het verzoek gekre
gen om als spreker op te treden voor diver
se bijeenkomsten in die branche. In Leiden
heeft de bank samen met de sociëteit van
automobieldealers een bijeenkomst geor
ganiseerd waar hij als spreker optrad. Men
was achteraf zeer te spreken over wat daar
werd gepresenteerd en de deskundigheid
die ten toon werd gespreid. Je hebt dan een
opening gemaakt naar die ondernemers.'
Succesformule Het seminar Vrouwelij
ke (Mede-)Ondernemers en de Rabobank is
zeer succesvol. Ook de formule die men bij
'Tweehonderd mensen in een zaal is na
tuurlijk prachtig, maar de effectiviteit is
veel groter met zo'n veertig, vijftig men
sen.'
het regiokantoor Bergen op Zoom hanteert.
Van der Meulen: 'Eerst is er op regionaal ni
veau contact geweest met de besturen van
de vrouwenorganisaties in dat gebied. Daar
na zijn er meerdere bijeenkomsten in die re
gio gehouden. Ook andere regiokantoren
hebben zo'n seminar voor de bestuurders
georganiseerd, waar ook de directeuren van
de banken aanwezig waren, ledereen was
enthousiast en de directeuren hoorden van
uit dat bestuurlijk niveau wat er bij de vrou
wen leefde. Dat maakt het bij de organisa
tie van plaatselijke seminars veel eenvoudi
ger. Bovendien ondersteunen de regionale
organisaties het initiatief van de bank.'
Toegangsbewijzen 'Waar we ook veel
succes mee hebben gehad waren de semi
nars voor startende ondernemers. Er zijn
banken bij, die dat seminar wel vijf keer
hebben gehouden. Er werden toen nog ad
vertenties geplaatst, waarin de bijeen
komst werd aangekondigd. Het kon toen
wel voorkomen dat er gerekend was op hon
derd mensen, maar dat er tweehonderd in
de zaal aanwezig waren. Toen hebben we
geleerd, dat we met gerichte uitnodigingen
en toegangsbewijzen moesten gaan wer
ken.' Er is inmiddels een draaiboek beschik
baar waarin tot in detail is aangegeven
waaraan moet worden gedacht bij de voor
bereiding van een informatiebijeenkomst.
Van der Meulen: 'We proberen steeds de nadruk te leggen op kant-en-
klare standaardseminars.
Op de hoogte Nog één van die aspec
ten waarmee rekening moet worden ge
houden: 'Het is belangrijk dat mensen die
in de zakelijke sfeer met klanten te maken
hebben op zo'n avond aanwezig zijn. Dat is
prima voor de contacten. Bovendien mag
het niet voorkomen, dat mensen die de
volgende dag worden geconfronteerd met
zaken die tijdens het seminar behandeld
zijn, er niets van weten. Sterker nog, ze
moeten eigenlijk méér weten en een toe
lichting kunnen geven. Vandaar ook steeds
meer de noodzaak om over moeilijke on
derwerpen eerst de mensen op de bank te
informeren.'
