Bestellen via
Mira zal
papierstroom
in Best enorm
beperken
Rabo
band
Je moet ook wel eens
om de hoek bestellen
Relatiegeschenken, machines,
kantoorbenodigdheden, meubi
lair, formulieren en reclamema
terialen. Allemaal artikelen die
bij de bank dagelijks nodig zijn.
Maar ze moeten worden be
steld en geleverd. Wie maakt
wat en waar komt het allemaal
vandaan. Het antwoord op die
vraag komt van Dorrith Zijde
veld-Rademaker, hoofd Verkoop
in Best en van Addie Bakx,
hoofd Publiciteitsproducties.
Is twee brievenbakjes
een spoedbestelling?
Nummer 3/24 februari 1989
Een uitstekende dienstverlening aan
de aangesloten banken staat zowel
bij Zijdeveld als bij Bakx voorop. Zij
develd: 'Wij moeten zo service-gericht zijn,
dat men op een gegeven moment zegt: had
ik het maar in Best besteld.' Tijdens het ge
sprek blijkt dat ideaal nog niet te zijn be
reikt. Het nieuwe magazijn in Best zal ech
ter verbetering brengen en ook het toekom
stige nieuwe computersysteem zal er voor
moeten zorgen, dat alles nog beter functio
neert. Zijdeveld: 'Wij groeien van een van
origine administratieve naar een commer
ciële organisatie. Daarom willen wij in de
toekomst een aantal zaken gaan verbete
ren, waaronder de communicatie naar de
banken. Duidelijke informatie en beter toe
gankelijke artikeloverzichten zijn daarbij be
langrijk. Dan kunnen we dichter bij de ban
ken komen, want dat is onze markt.'
Goed produkt, aantrekkelijke prijs Het
gaat er ons niet om dat we omzet willen
creëren', aldus Zijdeveld, 'maar met een
grotere omzet kunnen wij interessante kor
tingen bij de leveranciers bedingen. Daar
doen de banken uiteindelijk hun voordeel
mee. We proberen voor een zo aantrekke
lijk mogelijke prijs een goed produkt te
brengen, maar er zijn grenzen. Bij Verkoop
realiseert men zich, dat een potlood dat
Best voor een dubbeltje aanbiedt, in som
mige situaties beter gekocht kan worden
bij de plaatselijke boekhandel, ook al kost
het daar een kwartje. Als zo'n ondernemer
een goede relatie van de bank is of wordt,
dan koopt die bank dat potlood natuurlijk
daar. Dan is het belang van de bank het
best gediend.
Bakx en Zijdeveld: 'Artikelen met een bestel
nummer liggen in principe op voorraad in Best.
Capaciteitsproblemen Bij Verkoop in
Best is het druk. Per dag komen zo'n 900
bestelbonnen en 300 bestellingen via Mira
binnen. Die worden in twee uur tijd ver
werkt. De mensen van het informatieblok
voorraadartikelen werken met z'n vieren bo
vendien zo'n 1.500 telefoontjes per week
af. Zijdeveld attendeert op misverstanden
die kunnen ontstaan: 'Als deze vier telefo
nisch met banken in gesprek zijn, horen de
mensen van andere banken die contact
met ons zoeken de telefoon gewoon over
gaan. Later worden ze doorgeschakeld
naar de telefooncentrale en daarna gaat
de telefoon weer gewoon over. Dat geeft
wel eens onduidelijkheid. Het lijkt dan net
of ze in Best niet aanwezig zijn. Deze men
sen kunnen nu eenmaal niet meer dan één
telefoontje tegelijkertijd afhandelen', zegt
ze. 'Het is op bepaalde momenten gewoon
een capaciteitsprobleem. Dat is jammer
want dat geeft irritaties bij onze klanten'.
Spoed als het moet Spoedbestellin
gen worden steeds meer gedaan. Met het
spoedcircuit kan binnen 24 uur worden ge
leverd. Dat betekent wel dat andere bestel
lingen blijven liggen. Daardoor ontstaat er
een soort kettingreactie omdat de regulie
re bestellingen blijven staan. Let wel, vroe
ger waren er zo'n twintig spoedbestellin
gen per dag, nu zijn het er ruim honderd.
Niet altijd zijn het echter echte spoedbe
stellingen. Zijdeveld: 'Laatst ontvingen we
een spoedbestelling voor twee brievenbak-
jes. Bij navraag bleek, wat we al vermoed
den, die bestelling helemaal niet zo'n
spoed te hebben. Dat is jammer, want de
andere bestellingen stagneren er door. Bo
vendien is een bestelling volgens de ge
bruikelijke procedure gewoonlijk binnen vijf
dagen bij de bank.'
Bestellen met Mira In de toekomst wil
Verkoop alle informatie over artikelen en
bestellen in Mira inbrengen, waardoor de
papierstroom enorm zal worden beperkt.
Nu kan Mira al worden gebruikt om te be
stellen, maar het wordt allemaal nog een
voudiger. In mei zal het bestelnummer wor
den gekoppeld aan een omschrijving van
het artikel en zal de besteleenheid c.q.
een veelvoud hiervan automatisch worden
gefixeerd. Daardoor kunnen foute bestellin
gen worden voorkomen. Ook aan het geau
tomatiseerde systeem van voorraadbe-
heersing kan volgens de mensen in Best
nog wel wat worden verbeterd. Het huidige
systeem is verouderd waardoor niet altijd
tijdig wordt gesignaleerd dat voorraadarti
kelen uitverkocht raken. Dat geeft soms
onnodig lange levertijden en misverstan
den. Ideeën voor verbetering zijn er dus ge
noeg. Nu de realisatie ervan nog.
Gewoon bestellen Het blijkt dat het
niet iedereen duidelijk is waar je met vragen
over bestellingen terecht kunt. Voorin de ca
talogus van Best staat precies watje bij wie
kunt bestellen. In de relatiegeschenken-ca
talogus staat een foto van alle mensen die
in Best verantwoordelijk zijn voor de verkoop
van een bepaalde produktengroep, zoals
kantoormachines, kantoorbenodigdheden,
relatiegeschenken en meubilair. Ook voor
voorraadartikelen zijn er mensen aan
spreekbaar. Zijdeveld: 'Van artikelen waar
van het bestelnummer in de catalogus
staat, kan er worden gebeld met 040-
348002 in Best. Vanaf 20 maart wordt dat
040-347002. Grote artikelen zoals machi
nes en bureaus staan natuurlijk niet op
voorraad. Daarvoor neem je contact op met
de betreffende produkt- specialist. Hij inven
tariseert samen met de bank de wensen.'
Ook voor speciale relatiegeschenken kan
men in Best terecht. Zijdeveld: 'Als je zegt,
ik wil een rood gestreept spaarvarken voor
de opening, dan kom je bij ons, bij Niek
Knabben, die speciale projecten doet en hij
gaat uitzoeken of hij het speciale gestreep
te spaarvarken kan krijgen'.
Publiciteitsproducties Bakx: 'Wij hou
den ons bezig met de produktie van publi
citeitsmateriaal in de breedste zin van het
woord. In de eerste plaats zijn dat de fol
ders, brochures, etalagepakketten en ad
vertenties, welke met marktbpwerkings-
pakketten, broadsheets en het blad 'Bank
en Bedrijf' worden aangeboden. Deze infor
matie wordt vanuit de verschillende direc
toraten verzorgd. Zij zijn ook verantwoorde
lijk voor de produkt-technische inhoud en
verschaffen daarover ook inlichtingen.' In
de informatiebronnen die naar de banken
worden gestuurd wordt aangegeven voor
welke datum artikelen besteld moeten zijn
en wanneer ze worden geleverd. Bakx: 'We
geven de artikelen in produktie als de ui
terste besteldatum is verstreken. We moe
ten namelijk eerst de oplage weten om te
gen een aantrekkelijke prijs te kunnen le
veren. Als we op voorhand 200.000 fol
ders laten drukken en de banken bestellen
er maar 100.000 dan worden het dure
stukjes drukwerk. We weten immers van te
voren niet wie er meedoen. Het is jammer
dat banken soms vergeten te bestellen',
vindt Bakx. Vervolg op pagina 12
De besteltelefoon:
Catalogus-artikelen
Drukwerk
(m.u.v. publiciteitsart.)
Kantoorartikelen/
relatiegeschenken
Machines
Meubilair
Publiciteitsprodukties
Bankpresentatie en
standbouw
Huisdrukkerij (sneldruk)
(tussen haakjes: het nummer
040 - 348002
(347002)
040 - 345064
040 - 345061
040 - 345011
040 - 345095
040 - 343907
(347907)
040 - 345235
(347335)
040 - 345012
per 20 maart)
