Als er problemen zijn in de schriftelijke
communicatie tussen aangesloten ban
ken en Rabobank Nederland dan gaat dat
vaak om twee dingen. Het eerste is die
ontzettende papierberg waarmee de ban
ken elke dag worden overspoeld. Het
tweede is wat er allemaal in die papier
berg staat, en dan vooral de manier waar
op het er staat. Het is te veel, veel te
veel. En te moeilijk, veel te moeilijk. 'Is
dat waar?' vroegen we aan de heer J. van
den Beukei, die sinds eind 1983 belast is
met het toezicht op de berichtenstroom
van Rabobank Nederland naar de aan
gesloten banken.
dat al dat papier niet of nau
welijks leesbaar is. Laten we
als voorbeeld de circulaires
nemen, momenteel zo'n
400 per jaar, gemiddeld bij
na 2 pagina's. Iedere bank
krijgt gemiddeld 6 7 exem
plaren. Dus krijgt zo'n bank
per jaar alleen al aan circu
laires 4800 pagina's papier.
En dat moet allemaal nog
gelezen worden ook. Als je
4800 pagina's circulaires
moet lezen en je doet twee
minuten over één pagina,
dan ben je per jaar per bank
9600 minuten of 160 uur
bezig. Bij de gemiddelde
bank wordt dus per jaar 4
weken lang door iemand cir
culaires gelezen. Maar er
zijn bijna 1000 banken, dus
wordt er per jaar bij de aan-
'Nou, daar kunnen we in
grote lijnen zeker wel vanuit
gaan', is zijn antwoord. 'Ik
denk dat ik er precies zo
over zou denken als ik bij
een aangesloten bank werk
te. Maar we moeten wel een
paar dingen in de gaten
houden. Het eerste is dat er
dagelijks een enorme hoe
veelheid informatie naar de
banken moét gaan. We kun
nen niet zeggen: we sturen
voortaan geen circulaires of
emissieberichten meer. Dan
is de papierberg wel een
stuk kleiner, maar je kunt
dan als bank wel ophouden.
Dat klinkt simpel, maar je
moet dat wel als uit
gangspunt houden. Het
tweede is dat je je van dag
tot dag moet afvragen of
die papierstroom niet wat
efficiënter en eenvoudiger
kan. En ook dan gaat het
om twee invalshoeken: een
efficiënte opzet van de hele
berichtenstroom én ervoor
zorgen dat de inhoud duide
lijk en goed leesbaar is.
Om met dat laatste te be
ginnen: het betekent nogal
wat als de banken zeggen
gesloten banken in theorie
4000 weken circulaires ge
lezen, ofwel zo'n 80 man
jaren.
Als je nu kans ziet de inhoud
in te korten en gemakkelij
ker leesbaar te maken, dan
zou dat aan leestijd mis
schien wel eens een halve
minuut per pagina kunnen
schelen. Dat is dan alleen al
voor circulaires 20 man
jaren.
Maar we geven ook nog een
paar andere dingen uit. Be
leidsplannen, handboeken,
jaarverslagen, het blad In
Formatie, rapporten, docu-
mentatiebanden en ga zo
maar door. Toen ik indertijd
die berekening in het OTW-
project op papier had gezet,
werd er gezegd: okay, en
dan ga je dat maar doen
ook.'
'En lukt dat?'
'Dat zou je aan de banken
moeten vragen. Feit is dat ik
sindsdien nog maar één
keer een klacht heb gehad,
en dat was nog een vergis
sing ook.'
'Maar is dat geen enorm
werk, al die stukken verta
len in leesbaar Neder
lands?'
'In het begin was dat wel
zo. Maar je krijgt steeds
meer ervaring. Aan de ande
re kant heb ik gemerkt dat
mijn aanwezigheid ook pre
ventief werkt: men probeert
duidelijker Nederlands te
schrijven omdat het alle
maal nog een keer door een
'vertaalsluis' moet. Wie
graag wil dat zijn werk niet
overhoop wordt gehaald,
probeert het zelf zo goed
mogelijk te doen.'
'Toch kan ik me niet voor
stellen dat uw werk altijd
door iedereen in dank
wordt afgenomen. Per slot
van rekening zit u te kras
sen en te strepen in ander
mans werk.'
'Er is heel verschillend op
gereageerd. De één had er
moeite mee, de ander vond
het een welkome onder
steuning. En dan kun je el
kaar mooi aanvullen.'
'Was het allemaal zo on
leesbaar?'
'Verschillend. Als we ons
tot de circulaires beperken:
er waren goede en minder
goede. Er bestond binnen de
bank nogal eens de neiging
om een wat wollig taalge
bruik te hanteren. Breed1
sprakerig, met veel moeilijke
woorden en zinsconstruc
ties, en heel wat doublures.
Je moest soms drie keer le
zen om erachter te komen
wat ze nou precies bedoel-
3
