Via TC-FIS en AER naar ReBel
Hierbij drukken wij het in Raboband 11 geplaatste verhaal
nogmaals af, nu wél in de juiste volgorde.
Per jaar verspreidt Rabobank
Nederland zo'n 500 circulai
res over de meest uiteenlo
pende onderwerpen. Deze ko
men ook op de bureaus van de
redactieleden terecht. Soms
is de inhoud ons volkomen
duidelijk, maar het gebeurt
ook wel dat het geheimtaal
lijkt, die enkel uit afkortingen
bestaat. Circulaire 24/124
van 18 juli over 'eigen reke
ningen registratie' is daar een
voorbeeld van. Waarschijnlijk
zijn er meer mensen, die
moeite hebben met deze ma
terie. We proberen daarom in
dit verhaal het een en ander te
verduidelijken.
FIS
Deze 'eigen rekeningen regi
stratie' (om de een of andere
reden afgekort als AER) blijkt
een onderdeel te zijn van het
FIS (Financieel Informatiesy
steem). Al in 1 979 werd bij de
centrale bank begonnen met
inventarisatie van de proble
men en wensen, die bij aange
sloten banken èn bij Rabo
bank Nederland leefden op
het gebied van de automati
sering. Het daaruit voortgeko
men eisen- en wensenpakket
werd ter hand genomen door
de. TOC-(Technische Overleg
Commissie) Automatisering.
Dit is een overlegorgaan
waarin directeuren van aan
gesloten banken zitting heb
ben, samen met automatise
ringsdeskundigen van Rabo
bank Nederland. Aan deze
TOC zijn zogenaamde TC's
(Technische Commissies) op
gehangen, die zich verdiepen
in deelgebieden van de auto
matisering. Een ervan is de
TC-FIS, waarin medewerkers
van acht banken zitting heb
ben. Deze TC-FIS probeert de
automatisering bij de aange
sloten banken volgens de ge
formuleerde wensen te
stroomlijnen. Uit praktische
overwegingen - de informa
tiebehoeften zijn aan con
stante wijzigingen onderhevig
- is gekozen voor een realisa
tie in fases ('releases' ge
noemd).
Balans en beheersdeel
De eerste release die tot stand
kwam was het 'balans- en be
heersdeel'.
Het balansdeel verzorgt voor
de aangesloten banken per
dag, week of maand de balans
(het overzicht van bezittingen
en vorderingen enerzijds en
schulden en eigen vermogen
anderzijds). Elke bank kan zelf
aangeven hoe vaak zij zo'n ba
lansoverzicht wil hebben. Di
rectie en medewerkers kun
nen op dit overzicht steeds in
één oogopslag de exacte
stand van zaken aflezen. De
gegevens voor deze balans
komen uit de vier produktsy-
stemen, die de aangesloten
banken kennen: spaarreke
ningen, leningen, rekeningen
courant en de eigen rekenin
gen.
Het beheersdeel van de eerste
release verzorgt automati
sche tegenboekingen in het
eigen rekeningensysteem, die
ontstaan door betalingen van
en naar rekeninghouders bij
andere banken. Het beheers
deel brengt ook de vier pro-
duktsystemen van de bank
met elkaar in verband. Mocht
er tussen de debet- en credit
zijde iets niet in evenwicht
zijn, dan wordt dit door een
automatische tegenboeking
in het eigen rekeningensy
steem aangepast.
Eigen rekeningensysteem
Het eigen rekeningensysteem
kan worden gezien als de da
gelijkse boekhouding van een
aangesloten bank. Het oude
eigen rekeningensysteem be
staat sinds 1968. Vandaag de
dag heeft elke bank zo'n 400
eigen rekeningen. Een voor
beeld hiervan is: detussenre-
kening waarop reisgelden
staan, die door cliënten aan de
bank betaald zijn. Deze gelden
worden later overgeheveld
naar een andere eigen reke
ning, bijvoorbeeld de rekening
waarmee de bank aan een van
de touroperators het ver
schuldigde bedrag over
maakt. De bank heeft bijvoor
beeld ook een eigen rekening
voor inventaris, een voor elke
verzekeringsmaatschappij
waarmee een relatie wordt
onderhouden, een voor de
rente-ontvangsten op hypo
theken, etc. Al het geld wat bij
de bank binnenkomt of dat de
bank verlaat gaat via een van
deze eigen rekeningen.
Het oude systeem had nogal
wat onpraktische kanten. Als
de bank een dagafschrift
kreeg stond daar bijvoorbeeld
alleen op: 'f 100,-' en een co
de. Erg weinig informatie dus.
De administratie moest dan
opzoeken welke boeking dat
geweest kon zijn. Een kopie
van de kasopname moest al
tijd als boekingsstuk bij het
dagafschrift worden bewaard.
In het nieuwe systeem wordt
een omschrijving gegeven of
kan de bank er zelf een toe
lichting bij laten zetten. Het is
dan niet nodig het boekings
stuk erbij te bewaren. Ook is
het mogelijk per maand,
kwartaal, halfjaarof jaar histo
rische overzichten te laten
maken, zodat zelfs de dagaf
schriften - na ontvangst van
dit historische overzicht - niet
meer bewaard hoeven te wor
den.
Een ander minpunt bij het ou
de systeem was dat de reke
ningnummers niet door alle
banken werden gebruikt voor
eenzelfde soort boekingen.
Bank A boekte rente op een
bepaalde eigen rekening,
bank B gebruikte daarvoor
een andere rekening. Het to
taalbeeld was dus niet be
paald overzichtelijk. Nu, bij
het nieuwe eigen rekeningen
systeem, geeft de centrale
bank exact aan welke posten
onder welke nummers ge
boekt dienen te worden. In
één oogopslag is zo bijvoor
beeld te zien hoeveel geld alle
aangesloten banken samen
hebben staan op de eigen re
kening 'gebouwen'. De ban
ken zijn wel in de gelegenheid
zelf onder de post 'gebouwen'
een uitsplitsing te maken in
meerdere rekeningen. Een
bank bijvoorbeeld met een
hoofdkantoor en drie bijkan
toren kan per gebouw een
eigen rekening onder de post
'gebouwen' inbrengen. Dit
komt de eigen overzichtelijk
heid ten goede. Het totale
plaatje 'gebouwen' wordt hier
niet door beïnvloed.
Het systeem valt of staat er
mee dat de aangesloten ban
ken de adviezen van de cen
trale bankopvolgen. Elke boe
king moet onder het voorge
schreven rekeningnummer
gebeuren, anders is immers
geen overzicht te krijgen van
de hele organisatie.
In de praktijk zullen er niet veel
mensen zijn, waarvan het
werk door deze veranderin
gen zal worden beïnvloed. Op
de meeste banken zijn slechts
een paar mensen (interne
controleurs en hoofden van
administratie of algemene za
ken), die met de eigen reke
ningen te maken hebben. De
meesten kennen de rekening
nummers van het oude sy
steem uit hun hoofd en zullen
er dus wel even aan moeten
wennen dat dit allemaal is ver
anderd.
Toekomst
Het nieuwe eigen rekeningen
systeem kan worden gezien
als de basis, waarop FIS ver
der zal worden uitgebouwd.
Op niet al te lange termijn zal
een tweede onderdeel van
AER worden ingevoerd, 'eigen
rekeningen baten en lasten'
(ReBel).
Bepaalde inkomsten en uitga
ven komen bij een bank
slechts een- of tweemaal per
jaar voor, denk bijvoorbeeld
maar aan het geld dat cliënten
betalen voor de huur van
kluisjes. Normaliter wordt dit
geboekt in januari, maar uit
betaling van rente daarente
gen vindt plaats in bijvoor
beeld juli en december. Een en
ander geeft dus een vertekend
beeld tussen bepaalde
maandresultaten. Met ReBel
wordt het mogelijk een
maandresultaat te verstrek
ken waarop dit soort bedra
gen netjes over twaalf maan
den verdeeld worden. De ban
ken leveren hun gegevens aan
bij het computercentrum en
ontvangen maandelijks een
aangepaste resultatenreke
ning.
De TC-FIS heeft met de reali
satievan de twee eerste relea
ses haar bestaansrecht in rui
me mate gerechtvaardigd.
Het werk is echter nog lang
niet voltooid. Voorlopig zullen
de acht vertegenwoordigers
van de aangesloten banken en
de vijf van decentrale bank el
kaar jaarlijks zo'n tien maal
blijven ontmoeten om verder
te praten over zaken die voor
ons allemaal het werk makke
lijker, maar vooral overzichte
lijker maken. TM F
