Persoonlijke post (4)
14
Persoonlijke post (5)
'Dat is persoonlijk en dus zeer moeilijk,'
was het eerste antwoord dat me te binnen
schoot, toen ik in Raboband 82/12 de
vraag aantrof: 'Hoe zit dat nou met per
soonlijke post.'
Aangezien mijn dagtaak bij de Rabobank
Pijnacker begint met het openen van de
post, zou ik dagelijks met dit vraagstuk te
maken kunnen hebben. Gelukkig maken
m'n collega's het me niet moeilijk en zijn er
binnen onze bank afspraken over gemaakt.
Geen 'eindeloze klaagzang' dus, maar een
schets van de situatie bij onze bank, aan
gevuld met wat losse persoonlijke gedach
ten.
Allereerst de huidige procedure bij onze
bank. De post wordt centraal geopend. Alle
brieven, pakjes etc. worden in principe
opengemaakt. Uitzonderingen worden ge
maakt voor:
- alle post gericht aan de directeur c.q. di
rectie, het bestuur, personeelszaken en in
terne controleur.
- alle post waarop staat vermeld: vertrou
welijk, persoonlijk of in handen van, samen
met de naam van de betreffende mede-
werk(st)er.
Een brief waarop staat vermeld 't.a.v. de
heer/mevrouw... X' wordt dus wel ge
opend. De post gaat via de afdelingshoof
den naar de betreffende medewerk(st)er.
Die procedure levert weinig of geen pro
blemen op.
In deze situatie geeft de afzender de ver
trouwelijkheid van een stuk aan door dat
op de envelop te vermelden en kan in prin
cipe slechts de geadresseerde van de in
houd kennis nemen. Aan hem/haar wordt
dan overgelaten wat er vervolgens met het
betreffende stuk wordt gedaan.
Prima situatie dus. Geen problemen. En
toch
Het toeval wil, dat ik momenteel een cursus
Bedrijfsarchiefkunde volg. En daar vertel
len ze me heel andere dingen.
Hoe het nou eigenlijk zou moeten bij de
postbehandeling en de daaropvolgende
archiefwerkzaamheden.
Dat wil zeggen de hele procedure van post
in ontvangst nemen t/m later alles in één
ogenblik weer terugvinden.
Zo'n archief moet compleet zijn, maar dat
betekent dat alle post geopend moet wor
den en geregistreerd. En wat moet je
dan
Ik zie me nog niet zo snel de vertrouwelijke
post van de directeur openmaken, maar in
principe is een dergelijke situatie natuurlijk
mogelijk. Je kunt iemand de (afgebaken
de) bevoegdheid geven om alle post te
openen. Maar wat doe je dan in geval van
ziekte? Wie neemt het waar en waar blijf je
met je vertrouwelijkheid?
Aan de andere kant valt er wat voor te zeg
gen om alle persoonlijk geadresseerde
post (dus ook de t.a.v.-post) ongeopend
door te zenden aan de betreffende mede-
werk(st)ers. Op die wijze blijft de vertrou
welijkheid gewaarborgd, kan niemand zich
in zijn privacy aangetast voelen en wordt
nieuwsgierigheid aan banden gelegd. En
thousiast kan ik niet raken over laatstge
noemde handelwijze. Zodra een naam op
een envelop staat kan het stuk een eigen
leven gaan leiden. Zwart-wit gesteld kan
een medewerk(st)er het postadres van de
bank gebruiken voor zijn persoonlijke cor
respondentie. Iemand heeft bijvoorbeeld
een vriend(in). In een dergelijke situatie zal
men het als regel prettiger vinden wanneer
de betreffende echtgeno(o)t(e) brieven
niet in ogenschouw neemt.
En... op de bank maken ze de post niet
open.
Een gek voorbeeld misschien, maar het
geeft de reikwijdte van de consequenties
wel aan.
De gulden middenweg lijkt mij een goede
manier. Als vertrouwelijk aangemerkte
post krijgt een vertrouwelijke behandeling.
De privacy wordt gewaarborgd. En al die
overige zaken? Ach, waar praten we over?
Trouwkaarten circuleren bij ons door de
hele bank, zodat we allemaal weten, dat we
onze cliënten moeten feliciteren!
Ongetwijfeld zullen er collega's zijn die
vanuit een andere werksituatie het boven
staande met goede argumenten van tafel
vegen. Ik ben benieuwd naar uw volgende
artikel. Van kritiek en suggesties word je
wijzer en het houdt de grijze massa in de
hersenpan in beweging.
Fenny R. J. Straat, Rabobank Pijnacker™
Laten we voorop stellen dat (privé)post niet
op de bank behoort aan te komen, maar op
het huisadres.
Op onze bank heeft het wel of niet openen
van post nog nooit problemen opgeleverd.
Je moet dan aan de toevoegingen bij het
adresseren wel de juiste waarde toeken
nen. Wie zoals de schrijver van het Rabo-
bandartikel echter al begint met deaandui-
dingen ter attentie van, of persoonlijk op
een lijn te stellen, vraagt gewoon om pro
blemen.
Nemen we een eenvoudig voorbeeld: t.a.v.
de heer Janssen, Aan de Rabobank, Post
bus 25, 6560 AA Groesbeek.
De brief is gericht aan de Rabobank Groes
beek. De toevoeging - t.a.v. de heer Jans
sen - is bij de distributie van de post een
welkom hulpmiddel om de brief meteen
aan de juiste persoon te kunnen doorlei
den. Omdat de brief gericht is aan de bank,
wordt hij dus gewoon vooraf geopend.
Anders wordt het indien er ook nog 'per
soonlijk' aan wordt toegevoegd. Hoewel de
adressering niet correct is, geeft de afzen
der in dit geval uitdrukkelijk te kennen dat
deze brief voor de heer Janssen persoon
lijk bestemd is. Een dergelijke brief zal bij
ons dan ook ongeopend aan de betrokkene
worden overhandigd.
Ter completering van het plaatje valt hier
bij nog aan te tekenen dat post bestemd
voor de directie op onze bank door de di
rectiesecretaresse wordt behandeld. Zo zit
dat bij ons.
J. J. Straatman, hoofd afdeling Algemene
Zaken, Rabobank Groesbeek
