'Nieuwe concept stimuleert groepsproces'
'Het bevordert de
communicatie'
Wijma:
"Duidelijke afspraken maken
het werk transparanter"
Annemiek Geene:
Meer communicatie en meer gelegenheid
je te concentreren, dat ervaart ook Annemiek
Geene, medewerker marketing inkomensverze
keringen bij de business-unit collectieve voor
zieningen. Zij verhuisde in september 1996
naar het nieuwe kantoor en het werken zonder
vaste plek bevalt haar prima."Je zit elke dag
wel tegenover iemand anders en dat bevordert
de communicatie enorm, ledereen is veel toe
gankelijker en dat is een gigantisch voordeel.
En als je je eens moet concentreren, trek je je
terug in een cockpit. Het is ook minder hiërar
chisch geworden, je kunt gewoon iedereen
aanklampen die je maar wilt. Mijn werk is er al
leen maar efficiënter van geworden."
Wim Steenbakkers trad twee jaar geleden als ma
nager zaakverzekeringen bij de business-unit schade
bedrijven toe tot het managementteam. Hij kreeg in
de oudbouw van Interpolis een eigen kamer met een
groot bureau en een mooiere stoel en een heuse ver
gadertafel."Die eigen kamer heb ik vanaf het begin
als een enorm probleem ervaren. Er ontstond voor
mijn gevoel zowel fysiek als mentaal een kloof naar de
werkvloer. Niet alleen miste ik het contact met de me
dewerkers - soms merkte ik bij wijze van spreken op
donderdag dat ik al de hele week niet bij hen over de
vloer was geweest. Maar ook vanuit de medewerkers
gezien ontstond een barrière. Ik herinner me nog dat
iemand mij aansprak met mijnheer de directeur. Daar
schrok ik van."
Sedert juni 1997 is Steenbakkers zijn kamer weer
kwijt en daar is hij absoluut niet rouwig om."Dankzij
die fysieke gelijkheid is het voor de medewerkers ge
makkelijker hun mond open te doen. Zo weet ik ook
beter wat er gaande is. Ik vind het alleen maar posi
tief. Absoluut." Het vergde aanvankelijk wel enige
aanpassing."Ik moet mijn werk nu anders organise
ren. Eigen kasten heb ik niet meer en het betekent dat
ik meer moet terugvallen op mijn secretaresse en op
het elektronisch archief. Maar dat is alleen een kwes
tie van gewenning, van discipline. Het is net als met
dat opruimen.Van huis uit ben ik iemand die's och
tends altijd zijn bureau ondersneeuwde. Maar dat heb
ik inmiddels onder controle."
Kijkend naar de afdeling vindt Steenbakkers dat
zijn medewerkers meer gevoel voor verantwoordelijk
heid hebben gekregen."Het nieuwe concept stimu
leert het groepsproces. De ervaringsuitwisseling
neemt toe en dat vertaalt zich in een hogere producti
viteit en effectiviteit. Het enige wat nog ontbreekt is
een goede outputmeting, die zit nog niet inde pro
ductiesystemen ingebouwd. Hopelijk is die dit voor
jaar wel operationeel."
idee van de vaste werkplek losgelaten.
In plaats daarvan kies je voor een plek
die past bij je werk. Daardoor kunnen
mensen zich beter concentreren dan
wel communiceren, net wat op dat
moment belangrijk is."
Gewaardeerd concept £)je
keuzemogelijkheid waar
deren de medewerkers
zeer, zo blijkt. Om dat te
kunnen begrijpen is het
goed naar het verleden te kijken toen
Interpolis op vier verschillende loca
ties gehuisvest was. Het ging om de
traditionele cellenkantoren - een lange
gang met allemaal kamertjes - en om
zogenoemde kantoortuinen - een grote
zaal met bureau-eilanden die door
middel van archiefkasten en stelling-
wanden van elkaar gescheiden zijn.
Elke medewerker wist daarin zijn plek
en dat had zijn voordelen, geeft ook
Wijma toe. "Niet alleen betekende het
een stuk gezelligheid: iemand komt
langs en maakt een praatje aan jouw
bureau. Ook hoorde je van alles want
de mensen met wie je samenwerkte,
zaten om je heen." Tegelijkertijd was
er een aantal nadelen met als voor
naamste de voortdurende afleiding en
de permanente geluidsoverlast én de
wetenschap dat je er niet aan kon ont
komen want te kiezen viel er niets.
In het nieuwe gebouw van Interpo
lis is dat wel anders. Daar kan de me
dewerker op elke verdieping kiezen
voor achtereenvolgens een open werk
plek, een cockpit, de stamtafel, het
vergaderzaaltje of het zitje. Leent de
open werkplek met vaste computer
zich voor doorsneewerkzaamheden,
de cockpit die de vorm heeft van een
glazen cel, is bij uitstek geschikt voor
taken die concentratie vereisen. Stam
tafel, zitje (een bank met twee fau
teuils) en vergaderzalen (per afdeling
drie) zijn in de woorden van Wijma
'typische communicatieplekken'. En
dan is er nog de Club, de 'gezellige'
hoek op de afdeling waar de mede
werkers weer van een andere sfeer
kunnen proeven, naar wens met een
kop koffie erbij en de radio aan.
Flexikoffertje Als memand meer een
vast bureau heeft, heeft ook niemand
meer een plek om zijn spulletjes op te
bergen, inclusief het spreekwoordelijk
portret van de geliefden. En hoe vin
den de collega's elkaar als iedereen
elke dag, soms zelfs verscheidene
keren per dag, ergens anders zit? Om
de gekozen oplossingen te verduidelij
ken, schildert Wijma de gang van een
medewerker die 's ochtends op kan
toor komt. "Eerst loopt hij naar de
postvakjes waar ook de mobiele tele
foon hangt. Met die mobiele telefoon
is hij altijd bereikbaar, ook als je hem
niet kunt vinden. Daarna pakt hij uit
de flexiwand zijn flexikoffertje, zeg
maar de bureaula nieuwe stijl. Je kunt
er je pennen in kwijt, een aantal hang
mappen, je laptop en wat persoonlijke
spullen. Vervolgens zoekt hij op basis
van het werk dat hij gaat doen de
plek die daar het meest bij past."
