Kostenadministratie nader bekeken
Financieel pakket E-account
mi
De financiële administratie
4 Management
Vorig jaar startte een proefproject voor de kostenadministratie. Het financieel administratie
pakket E-Account van leverancier Exact is daarbij uitgetest. Na evaluatie van de proef is nu
een vervolgtraject van start gegaan. Daarin worden verschillende alternatieven naast elkaar
gezet.
Het proefproject was een inti-
tiatief van vier lokale banken.
Rabobank Nederland zorgde
voor de coördinatie.
De keuze viel op leverancier
Exact omdat dit de marktlei
der is op het gebied van finan
ciële software en het pakket
E-account in het bedrijfsleven
grote bekendheid geniet.
Rabofacet werkt al met het
pakket.
Controleren en informeren
De financiële administratie
heeft twee functies:
Controleren. Dit heeft
betrekking heeft op de juist
heid, volledigheid, en tijdig
heid van de vastleggingen
van het bedrijfsgebeuren.
Informeren. Dit verschaft
inzicht in de bezittingen en
schulden ten behoeve van de
besturing en de rapportage
op bankniveau.
Subadministratie kosten
De financiële administratie
bestaat uit een hoofdadmini
stratie (grootboek) en subad
ministraties. Binnen de proef
Exact is de kostenadmini
stratie gezien als een sub
administratie die als zodanig
aansluiting heeft met de
hoofdadministratie.
De huidige controle op het
sluitend zijn van de admini
stratie door middel van de con-
trolestaat dagsaldi ondergaat
hierdoor geen verandering.
De subadministratie kosten
levert met betrekking tot de
kosten de informatie ten
behoeve van de besturing en
de rapportage.
AER
Produktadministraties
ARC, ASP, ALN
Centraal
Lokaal
Controlefunctie
Informatie
functie
Subadm. kosten
De functie van de subadministratie kosten.
Proefproject
Vier proefbanken hebben in
oktober schaduwgedraaid met
de kostenadministratie.
Mutaties op kostenrekeningen
werden zowel in AER als in
het pakket E-Account geadmi
nistreerd. Vervolgens is voor
oktober met betrekking tot de
kosten aansluiting gezocht
met RBL. Doel van de proef
was inzicht te krijgen in de
mogelijkheden en onmogelijk
heden die een pakketoplossing
met zich meebrengt ten
aanzien van:
het op efficiënte wijze inzicht
krijgen in kosten (-ontwikke
lingen), zoals kostentoedelin-
gen naar segmenten;
het op efficiënte wijze en
vanuit diverse invalshoeken
kunnen genereren van
managementinformatie over
kosten (-ontwikkelingen);
het inzicht krijgen in crediteu
ren en op een efficiënte wijze
crediteurbetalingen verrichten.
De medewerkers van de proef
banken die met het pakket
moesten werken kregen een
opleiding van één dag. Er werd
een handboek samengesteld
met een beschrijving van de
boekingsgangen. Aan de leve
ranciers van kostenboekingen
zoals het doorbelastingssys-
teem DDO en de Centrale
Salarisadministratie CSPA
werd aangegeven op welke
wijze de boekingen voor
E-account moesten worden
aangeleverd.
Evaluatie
Het proefproject is afgesloten
met een evaluatie door de
deelnemende banken.Via een
aantal gerichte vragen zetten
ze hun mening met betrekking
tot het pakket op papier.
Hun meningen liepen soms
sterk uiteen. In de eindevalu
atie staan naast de positieve
ervaringen ook de knelpunten
vermeld.
Positieve elementen:
het grote aantal selectiemo
gelijkheden die in het
pakket aanwezig zijn;
de gebruikervriendelijkheid
van het pakket.
Knelpunten:
een te beperkte omschrij
vingsruimte bij ingevoerde
mutaties;
de wijze waarop in het
pakket met transitorische
posten wordt omgegaan.
De proefbanken staan een
RBL-achtige oplossing voor;
een standaardoutput die qua
vormgeving niet geschikt is
voor managementrappor
tage. Dit vereist een afzon
derlijke rapportagemodule.
De noodzaak om een
crediteurenadministratie te
voeren om inzicht te hebben
in de crediteurenbetalingen,
werd niet door iedereen
gedeeld.
