^weSSPggggte
Basisvoorzieningen 11
zetten van een paraaf op het
KIK-document, de zogenaam
de kaslogrol beschouwen als
het document waarop je kunt
zien wie de identificatie heeft
verricht. Aan deze handelwijze
kleeft een aantal bezwaren:
indien nodig is een enkele
transactie niet zo snel op te
sporen;
het gebeurt in de praktijk
nog wel eens dat de cliënt
adviseur 'even' weg moet,
vergeet uit te loggen; een
collega neemt het werk dan
-onder hetzelfde password-
over;
kaslogrollen worden in de
regel tien jaar bewaard.
De wet schrijft voor dat
identificatiegegevens nog
vijf jaar na het beëindigen
van de overeenkomst
betreffende de financiële
dienst bewaard moeten
blijven.
Onze voorkeur gaat dan ook
uit naar het zetten van een
paraaf op het KIK-document.
Kasopnames door - voor jou -
onbekende rekeninghouder
Is de klant wel rekeninghou
der bij je bank, maar je her
kent hem niet als zodanig, dan
verplicht de wet je zijn identi
teit vast te stellen door middel
van het tonen van een legiti
matiebewijs. Je mag ook eerst
aan een collega vragen of die
de klant wèl kent. Is dat het
geval, dan heb je toch weer te
maken met de situatie 'kasop
name door - voor jouw colle
ga - bekende klant. Vergeet
niet je collega de paraaf op het
KIK-document te laten zetten.
Kent ook je collega de klant
niet, vraag dan om een legiti
matiebewijs.
Soms heeft een klant er moeite
mee als je er een collega bij
betrekt, of als je naar een legi
timatiebewijs vraagt. Hij is
toch klant bij de bank! Als je
dat merkt, leg dan uit waarom
je zo handelt. Doe je dat op
een vriendelijke, duidelijke
manier, dan zullen de meeste
klanten daar begrip voor heb
ben. Ook in dit soort situaties
(kasopnames door - voor jou -
onbekende rekeninghouder) is
invulling van formulier 4013
niet nodig. Je hoeft ook niet
per se een fotokopie te maken
van dat legitimatiebewijs.
Je vult op het scherm de ver
plichte rubriek legitimatie in
met het soort en nummer van
het legitimatiebewijs. Dat komt
dan op het betreffende KIK-
document te staan. Op de ach
terzijde van het KIK-docu
ment dien je vervolgens nog
datum en plaats (en land) van
uitgifte van het legitimatie
bewijs in te vullen. Ook dit
laatste is een wettelijke ver
plichting. We kunnen ons
voorstellen dat het dan toch
praktischer is om wel een
fotokopie te maken van het
legitimatiebewijs en die aan
het transactiedocument te
hechten. Dat is ook voldoende.
Kasopnames door een klant van
een andere Rabobank
Bij invulling van het scherm
'dispositie concernverrekening'
ben je verplicht de rubrieken
'legitimatie' en 'nummer' in te
vullen, en ook de hierboven
genoemde gegevens (datum,
plaats, land) vast te leggen.
Je hebt dus inzage in het legiti
matiebewijs van de klant
nodig.
Ook hier geldt: een duidelijke
fotokopie van het legitimatie
bewijs, gehecht aan het trans
actiedocument, is ook afdoen
de en maakt invulling van
formulier 4013 overbodig.
Andere transacties
Biedt het onderliggende trans
actieformulier of KIK-scherm
voldoende ruimte om de ver
eiste identificatiegegevens vast
te leggen, dan voldoe je op die
manier aan de wettelijke voor
schriften. In andere gevallen,
bijvoorbeeld bij het openen
van een rekening, kun je for
mulier 4013 gebruiken en dat
aan het openingsformulier
hechten.
Nu hebben sommige banken
de goede gewoonte om bij het
openen van een rekening een
duidelijke kopie te maken van
het legitimatiebewijs en die te
hechten aan het openingsfor
mulier. Zij vullen dan formu
lier 4013 niet meer in.
Wettelijk gezien is daar niets
op tegen. Als het gaat om een
rechtspersoon, moet er naast
deze kopie van het legitimatie
bewijs een gewaarmerkt uit
treksel Kamer van Koop
handel of een notariële
identificatie-akte worden
overgelegd. Invullen van for
mulier 4013 is dan evenmin
nodig.
We merken wel dat er een
groot verschil bestaat tussen
stads- en plattelandsbanken
als het gaat om het vragen
naar een legitimatiebewijs van
de klant. Bij sommige banken
zijn klanten dat zo gewend,
dat ze altijd een legitimatiebe
wijs bij zich hebben, ook als
ze dat wettelijk gezien niet
hoeven te overleggen.
Bij andere banken past dat als
't ware niet in de cultuur van
'je-kent-me-toch' om naar een
legitimatiebewijs te vragen.
Bedenk wel dat het in sommi
ge situaties een verplichting is,
die de overheid aan de banken
heeft opgelegd.
Nogmaals
Indien de klant rekening
houder bij je bank is en je
herkent hem, dan is het
voldoende dit op het
betreffende document/KIK-
scherm aan te geven.
Als bestaande formulieren
of KIK-schermen/documen-
ten de mogelijkheid bieden
om de vereiste legitimatie-
gegevens vast te leggen, is
dat ook afdoende.
Een duidelijke fotokopie
van het overgelegde legiti
matiebewijs, gehecht aan
het transactiedocument,
maakt gebruik van
formulier 4013 meestal
overbodig.
Mocht er geen of onvol
doende ruimte zijn om de
wijze van identificatie vast
te leggen en de klant hoeft
geen legitimatiebewijs te
tonen: gebruik dan formu
lier 4013.
Automatisering
Formulier 4013 is slechts een
tussenoplossing om in sommi
ge situaties te kunnen voldoen
aan wettelijke identificatie-
eisen. Er wordt hard gewerkt
aan een systeem, waarbinnen
identificatie van klanten
zoveel mogelijk geautomati
seerd kan worden vastgelegd.
De identificatie zelf blijft altijd
een handeling van de bank.