^weSSPggggte Basisvoorzieningen 11 zetten van een paraaf op het KIK-document, de zogenaam de kaslogrol beschouwen als het document waarop je kunt zien wie de identificatie heeft verricht. Aan deze handelwijze kleeft een aantal bezwaren: indien nodig is een enkele transactie niet zo snel op te sporen; het gebeurt in de praktijk nog wel eens dat de cliënt adviseur 'even' weg moet, vergeet uit te loggen; een collega neemt het werk dan -onder hetzelfde password- over; kaslogrollen worden in de regel tien jaar bewaard. De wet schrijft voor dat identificatiegegevens nog vijf jaar na het beëindigen van de overeenkomst betreffende de financiële dienst bewaard moeten blijven. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar het zetten van een paraaf op het KIK-document. Kasopnames door - voor jou - onbekende rekeninghouder Is de klant wel rekeninghou der bij je bank, maar je her kent hem niet als zodanig, dan verplicht de wet je zijn identi teit vast te stellen door middel van het tonen van een legiti matiebewijs. Je mag ook eerst aan een collega vragen of die de klant wèl kent. Is dat het geval, dan heb je toch weer te maken met de situatie 'kasop name door - voor jouw colle ga - bekende klant. Vergeet niet je collega de paraaf op het KIK-document te laten zetten. Kent ook je collega de klant niet, vraag dan om een legiti matiebewijs. Soms heeft een klant er moeite mee als je er een collega bij betrekt, of als je naar een legi timatiebewijs vraagt. Hij is toch klant bij de bank! Als je dat merkt, leg dan uit waarom je zo handelt. Doe je dat op een vriendelijke, duidelijke manier, dan zullen de meeste klanten daar begrip voor heb ben. Ook in dit soort situaties (kasopnames door - voor jou - onbekende rekeninghouder) is invulling van formulier 4013 niet nodig. Je hoeft ook niet per se een fotokopie te maken van dat legitimatiebewijs. Je vult op het scherm de ver plichte rubriek legitimatie in met het soort en nummer van het legitimatiebewijs. Dat komt dan op het betreffende KIK- document te staan. Op de ach terzijde van het KIK-docu ment dien je vervolgens nog datum en plaats (en land) van uitgifte van het legitimatie bewijs in te vullen. Ook dit laatste is een wettelijke ver plichting. We kunnen ons voorstellen dat het dan toch praktischer is om wel een fotokopie te maken van het legitimatiebewijs en die aan het transactiedocument te hechten. Dat is ook voldoende. Kasopnames door een klant van een andere Rabobank Bij invulling van het scherm 'dispositie concernverrekening' ben je verplicht de rubrieken 'legitimatie' en 'nummer' in te vullen, en ook de hierboven genoemde gegevens (datum, plaats, land) vast te leggen. Je hebt dus inzage in het legiti matiebewijs van de klant nodig. Ook hier geldt: een duidelijke fotokopie van het legitimatie bewijs, gehecht aan het trans actiedocument, is ook afdoen de en maakt invulling van formulier 4013 overbodig. Andere transacties Biedt het onderliggende trans actieformulier of KIK-scherm voldoende ruimte om de ver eiste identificatiegegevens vast te leggen, dan voldoe je op die manier aan de wettelijke voor schriften. In andere gevallen, bijvoorbeeld bij het openen van een rekening, kun je for mulier 4013 gebruiken en dat aan het openingsformulier hechten. Nu hebben sommige banken de goede gewoonte om bij het openen van een rekening een duidelijke kopie te maken van het legitimatiebewijs en die te hechten aan het openingsfor mulier. Zij vullen dan formu lier 4013 niet meer in. Wettelijk gezien is daar niets op tegen. Als het gaat om een rechtspersoon, moet er naast deze kopie van het legitimatie bewijs een gewaarmerkt uit treksel Kamer van Koop handel of een notariële identificatie-akte worden overgelegd. Invullen van for mulier 4013 is dan evenmin nodig. We merken wel dat er een groot verschil bestaat tussen stads- en plattelandsbanken als het gaat om het vragen naar een legitimatiebewijs van de klant. Bij sommige banken zijn klanten dat zo gewend, dat ze altijd een legitimatiebe wijs bij zich hebben, ook als ze dat wettelijk gezien niet hoeven te overleggen. Bij andere banken past dat als 't ware niet in de cultuur van 'je-kent-me-toch' om naar een legitimatiebewijs te vragen. Bedenk wel dat het in sommi ge situaties een verplichting is, die de overheid aan de banken heeft opgelegd. Nogmaals Indien de klant rekening houder bij je bank is en je herkent hem, dan is het voldoende dit op het betreffende document/KIK- scherm aan te geven. Als bestaande formulieren of KIK-schermen/documen- ten de mogelijkheid bieden om de vereiste legitimatie- gegevens vast te leggen, is dat ook afdoende. Een duidelijke fotokopie van het overgelegde legiti matiebewijs, gehecht aan het transactiedocument, maakt gebruik van formulier 4013 meestal overbodig. Mocht er geen of onvol doende ruimte zijn om de wijze van identificatie vast te leggen en de klant hoeft geen legitimatiebewijs te tonen: gebruik dan formu lier 4013. Automatisering Formulier 4013 is slechts een tussenoplossing om in sommi ge situaties te kunnen voldoen aan wettelijke identificatie- eisen. Er wordt hard gewerkt aan een systeem, waarbinnen identificatie van klanten zoveel mogelijk geautomati seerd kan worden vastgelegd. De identificatie zelf blijft altijd een handeling van de bank.

Rabobank Bronnenarchief

Rabo Weekblad | 1995 | | pagina 11