Elektronische media
hebben de toekomst
Niet bekend, toch bereikbaar
Bezint eer gij aan een
mailtje begint
RaboMail en RaboWeb:
Algemeen
Functionele mailbox:
Banken klagen wel
eens over de manier
waarop Rabobank
Nederland informatie aan
de bank brengt.
Begrijpelijk, aldus Den
Teuling. "We gebruiken
nogal wat verschillende
media. Voor banken is het
vaak moeilijk te achterhalen
via welk medium de infor
matie binnenkomt."
RaboMail kan hierin veran
dering brengen. Volgens
Den Teuling heeft het sys
teem veel pluspunten. "Het
is heel effectief. Mailen kan
kort, zakelijk, to the point.
Bovendien is het meestal
snel, kun je er meerdere
mensen tegelijk mee berei
ken en ook mensen die niet
aanwezig zijn. Het is dan
ook te verwachten dat het
intern telefoonverkeer af
neemt."
Voor echt dringende zaken
is RaboMail nog niet ge-
Een directe collega, een medewerker van een andere lokale bank, van Rabobank
Nederland, van een dochteronderneming, zelfs van een Rabobank in het buitenland.
Met RaboMail kunnen binnenkort alle 50.000 Rabobankmedewerkers elkaar vanaf hun
eigen werkplek bereiken. Ook Rabobank Nederland zal RaboMail veel gaan gebruiken.
Paul den Teuling over de voordelen en de samenhang met het RaboWeb.
schikt. Een e-mail kan er na
melijk binnen een paar se
conden zijn, maar doet er
soms ook langer over. Dit
komt, doordat de elektro-
rang. Zodra mailtjes de
ontvanger wel gegarandeerd
binnen een paar seconden
bereiken, wordt Sprinter
afgebouwd.
Den Teuling: "RaboWeb is
een medium met veel infor
matie op allerlei gebied en
ondersteunt de processen op
de werkplek. Het initiatief
Taalgebruik, lay-out, inhoud. Nu de communicatie via RaboMail in omvang toeneemt,
is het nodig om spelregels over het gebruik ervan af te spreken. Vandaag ontvangt iedere
medewerker een boekje met daarin onder meer de zogenoemde nettiquette.
'Rabomail: gedragsregels en tips voor het gebruik van e-mail van de
Rabobankorganisatie', zo luidt de officiële titel van het boekje. Behalve de nettiquette
is er ook informatie te vinden over functionele mailboxen -zie elders op deze
pagina- en zijn er tips opgenomen voor het gebruik van Microsoft Exchange 5,
het mailpakket dat lokale banken gebruiken.
Het hoofdstuk nettiquette bevat onder meer gedragsregels voor het schrijven
van een e-mail, de lay-out, het taalgebruik en het versturen van een mail.
Zo is het de bedoeling dat alleen noodzakelijke mails verstuurd worden, dat je duidelijk
bent en dat je het onderwerp en prioriteit van je mail aangeeft. Daarnaast wordt
er aandacht besteed aan de juridische aspecten van mail.
nische post over hetzelfde
netwerk gaat als de bancaire
toepassing. Het bancaire
verkeer heeft daarbij voor-
Verschillen
RaboMail is duidelijk an
ders dan het andere elektro
nische medium, RaboWeb.
om informatie te vergaren
ligt bij de ontvanger. Bij
RaboMail heeft de verzen
der het initiatief. Hij ge-
bruikt RaboMail om speci
fieke informatie op de juiste
plek te krijgen."
Ook de informatie zelf is
duidelijk verschillend. Den
Teuling: "Op het RaboWeb
staan doorgaans grote docu
menten. Handleidingen,
marktbewerkingspakketten,
programma's, noem maar
op. Het beheer ervan ligt
meestal centraal, terwijl het
gebruik algemeen is. Via
RaboMail stuur je korte be
richten, eventueel begeleid
met relevante informatie."
Beperkingen
In de communicatie van en
naar lokale banken is het
niet de bedoeling dat grote
hoeveelheden informatie via
RaboMail aan de man ge
bracht worden. "Dat zou
overige activiteiten die via
dezelfde lijnverbinding naar
banken lopen onnodig kun
nen frustreren", zegt Den
Teuling. "Daarom hebben
we een bovengrens inge
bouwd. Het systeem accep
teert alleen documenten die
kleiner zijn dan 100 kilo
bytes, ongeveer tien pagina's
tekst."
Ook is het niet de bedoeling
dat Rabobank Nederland
mailtjes aan lokale bankme
dewerkers stuurt waarin staat
waar ze een nieuw markt
bewerkingspakket op het
RaboWeb kunnen vinden,
zo zegt Den Teuling. "Daar
is de Rabokrant voor."
'Stuur je mail zoveel mogelijk naar een functionele
mailbox', zo staat in de nettiquette voor RaboMail.
Remco van Haandel van Rabobank Nederland legt
uit waarom.
Een functionele mail
box is gekoppeld aan
een bepaalde functie
of afdeling, dus niet aan
één persoon. Het gebruik
ervan heeft een aantal voor
delen, aldus Van Haandel.
"Als je niet zeker weet bij
wie je met je vraag terecht
moet, stuur je het bericht
naar de functionele mail
box. De afdeling kan de
vraag dan voorleggen aan
medewerkers die de mail
kunnen beantwoorden.
Je weet dan zeker dat het
bij de juiste persoon terecht
komt."
Een ander voordeel is vol
gens Van Haandel dat een
afdeling of segment als
geheel beter bereikbaar is.
"De piekbelasting van de
telefoon zal afnemen als veel
mensen de functionele mail
box gebruiken.
Medewerkers van een help
desk bijvoorbeeld kunnen
de werkzaamheden beter
over de dag spreiden."
Functionele mailboxen
beginnen standaard met de
letters fm en zijn gewoon
opgenomen in de adressen
lijst. Iedere afdeling binnen
de organisatie kan zelf een
functionele mailbox openen.
Lokale banken krijgen er
standaard acht. Van
Haandel: "Als je een func
tionele mailbox wilt openen,
moet je wel afspraken
maken over het beheer. Wie
leest ze en leidt ze door naar
de juiste personen?"
Remco van Haandel
Meer informatie over func
tionele mailboxen staat in
het boekje RaboMail.
Rabokrant Extra
