De turbulente invoering van
een nieuw salarissysteem
Algemeen
Overgang van CSPA naar SAPIENS verloopt niet vlekkeloos
'Op het laatst waren bij de
salarisadministratie CSPA drie keer
zoveel mensen nodig als in het begin'
Achthonderd telefoontjes
per dag. Dat overstelpende
aantal kreeg het Informatie
Centrum SAPIENS in febru
ari te verwerken bij de in
troductie van het nieuwe
salarissysteem. Het geeft
aan dat de overgang van
het oude salarissysteem
naar SAPIENS niet vlekke
loos verliep. In een vraag
gesprek leggen Raymond
Grether, hoofd Operations
Personeel en Geert-Jan
Doms, hoofd van het
Informatie Centrum
SAPIENS, uit wat er
gebeurde, wat nog niet lek
ker loopt en welke oplos
singen te verwachten zijn.
Grether: "Zo'n vijf
jaar geleden begon
nen we aan een
nieuw salarissysteem te den
ken. Het oude systeem na
derde zijn einde en was heel
bewerkelijk geworden. Op
het laatst waren bij de sala
risadministratie CSPA drie
keer zoveel mensen nodig
als in het begin. Dat werd
nog versterkt door de steeds
complexere regelgeving op
sociaal en fiscaal terrein."
Zoektocht
De zoektocht naar een
nieuw systeem bleek niet
eenvoudig. "Andere grote
ondernemingen bleken met
hetzelfde probleem te zit
ten", aldus Grether. "Ook
zij waren op zoek naar iets
nieuws, maar softwarebu
reaus konden alleen verou
derde salarissystemen aan
bieden." De keuze viel op
SAP R/3 HR van het bedrijf
SAP, een systeem dat bij
voorbeeld ook Fortis, KLM
Rabokrant Extra
en Shell kozen. Grether:
"SAP voldeed aan de crite
ria: een betrouwbare leve
rancier met een product dat
past in onze technologische
ontwikkelingen, modern en
euro- en millenniumbesten
dig is. Bovendien kan het
systeem loopbaan-, perso
neels- en opleidingsplannin
gen ondersteunen, een wens
van veel klanten. Nadeel
was dat we het niet konden
bekijken, het draaide nog
nergens in Nederland. Maar
een proef met het systeem
stemde ons positief."
Voldeed SAP R/3 HR aan de
criteria, als standaard was
het allesbehalve gebruiks
vriendelijk. Om daar wat
aan te doen, werd er een
'schil' omheen gebouwd en
kreeg het systeem de naam
SAPIENS. Doms geeft toe
dat werken met SAPIENS
niet eenvoudig is. "Kennis
van de inrichting is naast
het leren omgaan met het
systeem noodzakelijk om er
goed mee te kunnen werken.
Daarom zijn een handlei
ding en opleiding ontwik
keld. Daarin zijn verbeterin
gen mogelijk, zeker als je
bedenkt dat de opleiding en
handleiding opgesteld zijn
tijdens een systeem in ont
wikkeling." Hij vervolgt:
"De verandering in werk
wijze voor de gebruiker
bleek groter dan wij hebben
ingeschat. We moeten dan
ook meer doen aan oplei
ding en aanvullende hulp
middelen. Deze maand nog
verschijnt een schermenboek
als aanvulling op de gebrui
kershandleiding. Begin juli
beginnen we met opfrisda-
gen en na de vakantie is er
een modulair opgebouwde
opleiding. Die is ook gericht
op het voeren van een per
soneelsadministratie."
Ingrijpende conversie
De conversie eind februari
was ingrijpend. Was SA
PIENS daar klaar voor?
Grether: "Steeds nieuwe ar
beidsvoorwaardelijke rege
lingen zorgen ervoor dat
een salarissysteem nooit af
is. Het bruto-netto gedeelte,
de voorwaarde om in de
lucht te gaan, werkte. En
ook het merendeel van de
formele regelgeving was op
genomen en voldeed aan de
verwachting. Langer uitstel
was niet wenselijk in ver
band met de jaarlijkse con
solidatie van de salariskos
ten, de komende euro en het
millenniumprobleem.
Bovendien werkte het oude
systeem gewoon niet meer
goed. De nieuwe directeu
renschalen bijvoorbeeld
konden daarin niet meer
opgenomen worden."
De oorzaak van de conver
sieproblemen lag in de grote
hoeveelheid verschillende re
gelingen die Rabobanken
hanteren, zegt Grether.
"Veel banken wijken af van
het Handboek Personeel.
Die afwijkingen hebben we
gerespecteerd. Meestal kon
den we ze niet converteren,
alleen kopiëren. Afwijken
kan dus wel, maar een ge
automatiseerde controle is
dan niet mogelijk."
Voor 1 augustus 1998 oplossing
"Gaan de salarisbetalingen
goed, een aantal dingen
loopt nog niet optimaal",
geeft Grether toe. Zo sluit
de SAP journalisering niet
goed aan bij de methodie
ken van de Rabobank, is het
mutatieverslag voor de ge
bruikers moeilijk leesbaar
en zijn er nog te weinig
standaardrapportages klaar.
In samenwerking met de
personeelsadministraties van
Rabobank Nederland en ge
lieerde instellingen zijn deze
problemen voor 1 augustus
1998 opgelost, aldus
Grether.
De achthonderd telefoontjes
van het begin zijn inmiddels
teruggelopen tot honderd
per dag. Zo'n 900 vragen
liggen nog op antwoord te
wachten. "Dat aantal lopen
we snel in", aldus Doms.
Ondanks de tegenslagen
spreken de heren niet van
een tegenvallend project.
Grether: "Bij een dergelijke
complexe operatie weet je
dat je de nodige tegenslagen
kunt verwachten. Waar we
echt last van hebben, is de
lange doorlooptijd van sys
teemtechnische veranderin
gen. Hierdoor duurt het
lang voordat de gebruikers
de vruchten plukken van
verbeteringen."
Op dit moment werkt
Operations Personeel aan
het gebruiksvriendelijker
maken van SAPIENS. De in
troductie van fase 2, de mo
dule planning en develop-
ment, is verschoven naar
eind dit jaar. "Hiervoor is al
de samenwerking gezocht
met een aantal lokale ban
ken. Maar eerst moet fase 1
volledig afgerond zijn. Met
SAP hebben we in ieder
geval een systeem waar we
de eerste vijftien tot twintig
jaar mee vooruit kunnen",
besluit Grether.
Geert-Jan Doms(l) en Raymond Grether. 'Met Sapiens kunnen we de eerste vijftien tot twintig jaar
vooruit.'
3
